Het Nieuwe Communiceren

Minder mail? Graag!

Als je wilt kun je de hele dag zoet zijn met je bewegen op allerlei digitale platforms. Privé natuurlijk op de welbekende social media. Of op allerlei websites van clubjes, discussiegroepen en min of meer gelijkgestemden - hoe meer gelijkgestemd hoe minder interessant om mee te lezen. 

Posten, volgen en tippen
Ook zakelijk is er steeds meer aanbod. De vorm ervan verandert. Hadden we eerder talloze kennisplatforms die meer als eenrichtingsverkeer websites - eventueel met de mogelijkheid om een reactie achter te laten - waren ingericht, nu zijn de social collaboration platforms in opkomst. Ook daarop kun je als je wilt de hele dag posten, anderen volgen en interessante posts tippen aan je zakelijke relaties. Toch zit er meer achter die platforms dan je in eerste instantie zou denken. Ze staan in de cloud, dus ze zijn anytime, anyplace beschikbaar - ook via je tablet en mobiel. Als ze besloten zijn zijn ze tot op zekere hoogte ook veilig. Natuurlijk zijn ook op besloten platforms de gewone spelregels gelden voor omgang met anderen op social media: wees sociaal en beleefd en voeg waarde toe aan de digitale conversatie. Een hele grote besloten groep omvat namelijk ook heel veel mensen die kunnen lezen wat jij doet. En het zijn ook nog eens je collega’s of vakgenoten.

Ontploffende mailbox
Interessant zijn de opties om met elkaar  samen te werken. Documenten delen en er samen in werken kan natuurlijk ook via Dropbox of OneDrive, maar de combinatie van samen delen (posten, volgen en tippen) met samenwerken biedt veel meer interessante, vakinhoudelijke mogelijkheden. Als je dan ook nog samen kunt leren binnen zo’n platform is er een mooie digitale plek waar je met medeprofessionals je vak kunt doorontwikkelen. Dat kan rondom een thema, in een bepaalde regio of rondom een kort of langer durend project. De grootste gemene deler en tegelijk de grootste uitdaging? Professionals uit verschillende organisatie moeten elkaar zien te vinden. Over het algemeen leidt dat tot een enorme groei van mails in je inbox. Kun je met collega’s nog wel eens gebruik maken van slimme intranetten of iets als Microsoft Sharepoint, met vakgenoten van ‘buiten’  ligt mailen toch wel het meest voor de hand. Een beetje projectgroep, vereniging of samenwerkingsverband heeft projectdocumenten, notulen, agenda’s en allerhande inhoudelijke vakdocumenten die hun weg vinden naar de diverse mailboxen van hun leden. Naast de gebruikelijke mails van binnen de organisatie; want ook de organisatie waar je werkt is er waarschijnlijk nog niet echt in geslaagd de almaar uitdijende stroom mails en cc’s van mails adequaat in te dammen. 

Halen in plaats van brengen
Digitale platforms kunnen een deel van de oplossing zijn. Een belangrijk leidend principe is: haal je informatie - die bereikbaar voor iedereen die erbij mag ergens op een plek in de cloud staat - in plaats van die te laten brengen - via de mail. Een ander principe: de gebruikers maken het platform waardevol, niet de aanbieders ervan. Die moeten ervoor zorgen dat het platform altijd draait en zo gebouwd is dat je het meteen snapt. Zo’n platform is een van de communicatiekanalen die ingezet wordt. Interessant is ook de rol van een communicatieprofessional daarbij. Die is moderator ten dienst van de gebruikers. Meer weten over social collaboration platforms en wat je daar als communicatieprofessional mee kunt? Google dan op jeugdkwartier en bel of mail me (ja, mag!) voor een kijkje achter de schermen. Je zult verbaasd zijn over wat je daar ziet!